Начальник секретариата:
майор внутренней службы Швырева Анжелика Вячеславовна
Старший инспектор секретариата:
майор внутренней службы Шлыкова Марина Анатольевна
Инспектор архива секретариата:
капитан внутренней службы Чернышова Ирина Васильевна
Основными задачами секретариата являются:
1. Документационное обеспечение деятельности Института и его подразделений;
2. Организация рассмотрения поступающих в Институт обращений, заявлений граждан и организаций, обеспечение контроля за своевременностью их рассмотрения;
3. Организация и ведение архивной работы в Институте;
4. Защита государственной тайны и обеспечение установленного в институте режима секретности при проведении работ со сведениями, составляющими государственную тайну, в части, касающейся архивной работы;
5. Организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности начальника института и его заместителей, в том числе организация деятельности приемной начальника Института;
6. Защита служебной информации ограниченного распространения в пределах своей компетенции;
7. Организационно-методическое руководство деятельностью структурных подразделений Института по вопросам ведения делопроизводства, работы с обращениями граждан и архивной работы;
8. Выполнение отдельных поручений начальника Института (лица, исполняющего его обязанности).
Основными функциями секретариата являются:
1. Обеспечение обработки документов (прием, регистрация, доклад начальнику Института, осуществление их передачи в структурные подразделения, учет, хранение, отправка);
2. Осуществление организации защиты государственной тайны, ведения секретного делопроизводства в части, касающейся архивной работы;
3. Обеспечение защиты служебной информации ограниченного распространения в пределах своей компетенции;
5. Хранение печати с изображением Государственного герба РФ №1, удостоверение в пределах своей компетенции документов, не требующих нотариального заверения;
6. Осуществление справочно-информационной работы по организационно-распорядительным, входящим и исходящим документам, взаимодействие с соответствующими структурными подразделениями Института по вопросам получения, прохождения и отправки документов;
7. Ведение учета поручений начальника Института по рассмотренным служебным документам и обеспечение их направления в соответствующие структурные подразделения;
8. Осуществление контроля за соблюдением сроков и порядка исполнения контрольных документов, в том числе организационно-распорядительных и иных документов ФСИН России;
9. Организация приема, регистрации, централизованного учета и направления поступающих в Институт обращений граждан на рассмотрение в структурные подразделения в порядке, установленном действующим законодательством и обеспечение контроля за своевременностью их рассмотрения;
10. Контроль за исполнением требований Инструкции по делопроизводству при подготовке проектов документов;
11. Обобщение и анализ материалов о своевременном исполнении служебных документов и объеме документооборота в структурных подразделениях Института, состоянии архивной работы, результатах работы с обращениями, заявлениями и жалобами граждан, предложений по совершенствованию этой деятельности. Подготовка статистического отчета о работе с обращениями, заявлениями и жалобами граждан;
12.Внесение предложений руководству Института по совершенствованию делопроизводства, в том числе по оптимизации документооборота;
13. Организация работы экспертной проверочной комиссии Института по определению ценности и состояния документального фонда, актирование и уничтожение документов с истекшими сроками хранения;
14. Методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях, контроль за функционированием системы делопроизводства;
15. Организация приема и отправки служебной корреспонденции через ФГИС СЭД УИС, органы Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации, Главного центра специальной связи Федерального агентства связи, федерального государственного унитарного предприятия "Почта России";
16. Осуществление инициирования и реализации в интересах Института государственных контрактов (договоров) на оказание услуг связи по приему и доставке служебной корреспонденции.
Для обеспечения выполнения возложенных задач и функций секретариат в своей деятельности взаимодействует:
1. С управлением делами ФСИН России, отделом по защите государственной тайны ФСИН России, КУВО государственный архив Воронежской области, руководителями структурных подразделений Института и сотрудниками, осуществляющими в них делопроизводственные функции, по вопросам общего и секретного делопроизводства, соблюдения режима секретности в работе с информацией, составляющей государственную и служебную тайну;
2. С учреждениями и органами УИС по вопросам деятельности Института;
3. С Отделом Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в г. Воронеже, Управлением специальной связи по Воронежской области, Управлением федеральной почтовой связи Воронежской области по вопросам получения и отправки секретной и несекретной корреспонденции.